Informujemy, że w zakresie, w jakim kontaktujemy się z Panią/Panem w związku z prowadzeniem przez Constract Export-Import działalności gospodarczej, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – zwanego dalej Rozporządzeniem.

1. Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Constract Export-Import (dalej: Administrator, Constract Export-Import) z siedzibą w Wałdykach, Wałdyki 23A, 14-229 Rożental, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000161989, NIP: 7441473866, REGON: 510693209, kapitał zakładowy: 100.000 zł.

 

2. Jak skontaktować się z administratorem danych?

Może się Pani/Pan skontaktować z nami w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych wysyłając list na adres Constract Export-Import wskazany powyżej lub wysyłając wiadomość elektroniczną na adres: brickwood@constract.pl.

 

3. W jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu prowadzenia działalności gospodarczej przez Constract Export-Import dokonywania sprzedaży naszych produktów, zawierania i realizowania zawartych przez Spółkę umów, prowadzenia kontaktów z klientami, kontrahentami i dostawcami. Szczegółowy zakres przetwarzanych przez nas danych osobowych jak i podstawa prawna ich przetwarzania może być zróżnicowana w zależności od tego w jakim celu je przetwarzamy:

Dane osobowe potencjalnych Klientów oraz Kontrahentów Constract Export-Import

Przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych, którzy są potencjalnymi Klientami Spółki jak również potencjalnymi dostawcami, podwykonawcami, zleceniobiorcami lub usługodawcami, którzy mogą świadczyć w przyszłości usługi na rzecz Spółki. W takim przypadku proces przetwarzania danych rozpoczyna się przed formalnym nawiązaniem współpracy i obejmuje poszukiwanie kontrahentów, rozmowy i negocjacje gospodarcze czy też przygotowanie lub złożenie oferty. Dane te przetwarzane są w celu nawiązania współpracy gospodarczej oraz zawarcia umowy. Jeżeli zalicza się Pani/Pan do tej grupy i to Pani/Pan wychodzi z propozycją nawiązania współpracy ze Spółką, dane są przetwarzane na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit b) Rozporządzenia, który mówi o tym, że administrator może przetwarzać dane osobowe m.in. gdy jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. W przypadku gdy inicjatywa zawarcia umowy i rozpoczęcia współpracy gospodarczej wychodzi ze strony Constract Export-Import przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit f) Rozporządzenia, który mówi o możliwości przetwarzania danych w sytuacji gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora. Nawiązywanie współpracy z klientami, kontrahentami, dostawcami, podwykonawcami, usługodawcami lub zleceniobiorcami jest właśnie takim prawnie uzasadnionym interesem Spółki.

Dane osobowe Klientów oraz Kontrahentów Spółki

Przetwarzamy dane osobowe naszych Klientów i Kontrahentów, z którymi współpracujemy – takich jak osoby fizyczne nabywające nasze produkty lub usługi, dostawcy zleceniobiorcy, usługodawcy świadczący usługi na rzecz Spółki czy też podwykonawcy. Jeżeli jest Pani/Pan osobą z tej grupy, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit b) Rozporządzenia, który mówi o możliwości przetwarzania danych osobowych jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Ponadto, możemy przetwarzać dane osobowe naszych Klientów lub Kontrahentów w celach związanych z realizacją obowiązków nałożonych na Spółkę przepisami prawa, np. prawa podatkowego. W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie przepisów art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia.

W niektórych przypadkach możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki, takich jak dochodzenie roszczeń czy też obrona przed roszczeniami. W takim przypadku podstawą do przetwarzania danych osobowych jest przepis art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia, który wskazuje na możliwość przetwarzania danych w sytuacji gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Dane osobowe pracowników i współpracowników Klientów lub Kontrahentów Spółki

Przetwarzamy również dane osobowe pracowników lub współpracowników naszych Klientów oraz Kontrahentów (dostawców, usługodawców, zleceniobiorców, podwykonawców), a także potencjalnych Klientów lub Kontrahentów. Obejmują one np. dane pracowników spółek, z którymi prowadzimy rozmowy dot. zawarcia umowy, jesteśmy związani umowami lub prowadzimy wymianę handlową. Jeżeli jest Pani/Pan taką osobą, to informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu nawiązania współpracy z Pani/Pana pracodawcą lub zleceniodawcą lub wykonania zawartej pomiędzy nim a Spółką. Stanowi to prawnie uzasadniony interes Constract Export-Import a przetwarzanie danych następuje na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit f) Rozporządzenia, który wskazuje na możliwość przetwarzania danych w sytuacji gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora.

 

4. Skąd posiadamy Pani/Pana dane osobowe i jakie kategorie danych przetwarzamy?

Dane osobowe klientów lub kontrahentów (w tym potencjalnych) otrzymujemy bezpośrednio od tych osób lub ze źródeł powszechnie dostępnych, np. strony internetowej dotyczącej prowadzonej przez Panią/Pana działalności gospodarczej. Dane te mogą obejmować dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące prowadzonej współpracy gospodarczej i dane dotyczące rozliczeń finansowych.

Dane pracowników podmiotów z którymi współpracuje Constract Export-Import czyli pracowników klientów/kontrahentów obejmują dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane o miejscu pracy. Pozyskaliśmy je bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy.

 

5. Jak długo będą przetwarzane Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez następujący czas:

Dane przetwarzane w celu prowadzenia negocjacji handlowych, składania ofert itp.

W przypadku gdy prowadzone są negocjacje dotyczące zawarcia umowy ze Spółką – przez okres trwania tych rozmów oraz przez okres do roku od dnia ich zakończenia, przy czym w sytuacji gdy współpraca ze Spółką zostanie nawiązana, będą one przetwarzane zgodnie z postanowieniem wskazanym w pkt 4 B.

Dane przetwarzane w przypadku prowadzenia współpracy gospodarczej

W przypadku gdy jest Pani/Pan stroną umowy zawartej ze Spółką – przez okres obowiązywania tej umowy oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających, z reguły wynoszący 3 lata po zakończeniu współpracy. Dane w zakresie rozliczeń finansowych przechowywane są przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku podatkowego, w którym doszło do wystawienia dokumentów księgowych lub dokonania operacji finansowych, zgodne z treścią przepisów podatkowych.

Dane pracowników Klientów lub Kontrahentów

W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem lub współpracownikiem naszego Klienta lub Kontrahenta, będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe przez okres trwania współpracy z danym Klientem lub Kontrahentem oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z takiej współpracy, z reguły wynoszący 3 lata po zakończeniu współpracy.

 

6. Komu mogą zostać przekazane Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym, takim jak:

• dostawca usług hostingu poczty elektronicznej na rzecz Spółki,
• podmioty świadczące Administratorowi usługi doradcze, audytowe, pomoc prawną lub pomoc z zakresu podatków i rachunkowości,
• podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską.

 

7. Jakie przysługują Pani/Panu prawa, związane z przetwarzaniem danych osobowych?

Ma Pani/Pan prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania,
• żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych,
• żądania usunięcia danych osobowych,
• żądania przeniesienia danych osobowych,
• w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora – wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

Ponadto, w przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma Pani/Pan prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego.

 

8. Pozostałe informacje

Odmowa podania danych może skutkować niemożnością zawarcia lub wykonania umowy ze Spółką.
Informujemy, że Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również nie będą wykorzystywane do profilowania.